在邁入以資訊網路科技為核心的新時代裡,面對新世紀資訊化快速的演進,畜產試驗所勢必將順應潮流將各項畜產資訊與管理電腦化,以提高整體服務之品質與效率,並降低管理之成本,故實驗兔產銷以及ISO品質文件管理系統之建立,將促進動物生產作業與品質監測的標準化,有利於整體生物技術產業所需要的實驗動物升級,更藉由網路之查詢與供應而提升實驗兔之供應服務水準。
本系統建置目標如下:
(一)避免紙本作業過多、線上E化控管
為改善繁複的紙本作業流程,本系統透過E化減少作業程序,將現行人工紙本作業,藉由資訊系統開發轉換為電子化表單處理,並提供主管線上審核,以管控品質。
(二)系統整合
本系統與本所「孳生物及原物料管理系統」及「台灣畜產種原資訊網」相互介接,確保流程一致,並避免重工,以增加系統效率與作業效能,減少人力資源浪費。
本系統建置項目包括: ISO品質文件管理系統及實驗兔銷售管理系統二大系統,簡述如下:
(一) ISO品質文件管理系統
規劃及建立ISO文件管理系統,建置符合ISO 9001:2008規範之認證文件管理系統。各階文件經ISO 9001:2008驗證公司通過認證後,包括品質手冊、程序書、標準書及表單等。系統內容包括文件修改權限,分為撰寫人及管理者,撰寫人具有新增、修改、瀏覽及列印等功能,文件上傳至管理者審核,管理者具有審核、新增、修改、瀏覽、刪除及列印等功能,審核通過可經由文件管理系統上傳,並對版本進行控管。
(二)實驗兔銷售管理系統
1.客戶新增:客戶可在網路上註冊申請帳號,並在申請完畢後,取得註冊通知,但需經過後端管理者審核後,方可上網訂購實驗兔。在管理者審核後,使用者必須要獲取審核通知E-mail。
2.使用者管理:使用者可根據單位內部需求,建立至少一種以上身份權限區別使用者。至少包含:管理者(最大權限)、訂單管理者(訂單管理權限)、一般使用者(基本資料維護)、顧客(已通過驗證)及顧客(未通過驗證)。
3.線上訂購:客戶在完成註冊程序後,可經由管理端設定實驗兔內容,進行訂購兔隻,並且根據訂購規格不同,自動計算售價。
4.訂單管理:使用者完成之訂單,需經過管理者審核後成立。訂單需提供審核功能,並且可列印或轉出為Word與PDF等檔案格式。
訂單查詢:
(1)可快速查詢訂單,由訂購者姓名、訂購單位名稱及訂單編號快速搜尋。
(2)可根據日期區間查詢。
(3)訂單狀態可根據處理進度分為已接收/處理中/出貨三種狀態。
(4)訂單接收確認後,系統自動發出email通知訂貨人。
(5)可依據品種、規格、訂購單位、日期及用途等資料進行統計。
本所未來將擴充即時輸入工具(例如PDA等)或RFID資訊技術等,搭配現場操作,以簡化工作人員資料輸入程序,使本系統更具延展性,以因應資訊科技之快速發展。